Knowledge Management System dalam Supply Chain

KMS (Knowledge Management System) adalah sistem yang diciptakan dan diisi atau di input dengan ilmu-ilmu pengetahuan untuk memfasilitasi penangkapan, penyimpanan, pencarian, pemindahan dan penggunaan kembali pengetahuan.  Knowledge management tersebut berkaitan erat dengan koleksi data hingga terbentuk database. Knowledge management merupakan sistem yang digunakan untuk mempermudah supply chain.

 

Sebuah contoh knowledge management adalah ketika ada data inflasi meningkat, stok beras menurun, dan beberapa data pendukung lainnya, maka sistem yang telah diisi ilmu pengetahuan berkaitan akan memberikan sinyal kepada pengambil keputusan (atasan) bahwa langkah yang harus diambil yaitu impor beras, dan lainnya.

Sementara salah satu contoh penerapan knowledge management di supply chain, yaitu informasi mengenai permintaan pembelian mobil yang spesifik dari konsumen (jenis mobil, mesin, warna mobil, interior, dsb) yang diajukan di dealer (supplier terakhir di rantai pasok) dapat langsung disampaikan ke pabrik dan dibuat custom sesuai permintaan konsumen itu.

Knowledge management dalam supply chain dapat mempersingkat cycle time. Cycle time merupakan waktu yang dibutuhkan dalam proses produksi dari bahan baku hingga sampai produk selesai dibuat. Sedangkan terdapat lead time, yang merupakan waktu yang dibutuhkan dari permintaan order sampai order tersebut didistribusikan ke customer.

Contoh knowledge management dalam supply chain yang dapat mempersingkat cycle time yaitu sebagai berikut. Produksi sebuah mobil melibatkan berbagai proses yang masing-masing memiliki waktu pengerjaan yang berbeda-beda. Jika tidak ada knowledge management, maka akan dijumlahkan total waktu untuk masing-masing proses sehingga diperoleh waktu total untuk memproduksi sebuah mobil. Sedangkan jika ada knowledge management, maka beberapa proses tertentu dapat diatur untuk dilakukan secara bersamaan (membutuhkan knowledge untuk mengetahui proses mana sajakah yang dapat atau tidak dapat dilakukan bersamaan, proses mana yang perlu dilakukan terlebih dahulu, dan sebagainya). Dengan demikian, dapat mempersingkat total cycle time karena terdapat beberapa proses yang dilakukan bersamaan.

Outsourcing diperlukan dalam knowledge management, yang merupakan suatu usaha dalam membangun knowledge management dengan tenaga luar, serta harus meliputi 3 poin penting, yaitu: 

a. Trust

Tenaga luar tersebut harus dapat dipercaya (tidak akan meretas sistem, dan sebagainya)

b. Dispersed knowledge

Pengetahuan yang dimasukkan ke dalam sistem harus dibatasi, dimana yang dimasukkan hanya pengetahuan-pengetahuan yang sesuai atau relevan dengan sistem yang dibangun.

c. Hidden knowledge

Terdapat pengetahuan yang terselubung, harus disembunyikan, misalnya seperti data persaingan, resep/formulasi produk, dan sebagainya.